Die digitale Plattform für die Tagesmütter und Tagesväter im Kreis Segeberg ist endlich fertig. Unser Verein Kindertagespflege Kreis Segeberg e. V. hat sich viele Gedanken gemacht, wie Kindertagespflegepersonen eine digitale Plattform für ihre eigene Kindertagespflege nutzen können, ohne viel Zeit zu investieren, da die reine Kindertagespflege schon ein hohes Zeitmanagement abverlangt.
In diesem Beitrag möchte kurz die wichtigen Inhalte unserer digitalen Plattform vorstellen. Wir benutzen die Software Nextcloud. Nextcloud ist eine freie Software für das Speichern von Daten auf einem eigenen Server. Bei Einsatz eines Clients (Handy/PC) wird der Server automatisch mit einem lokalen Verzeichnis von VKKS synchronisiert. Dadurch kann von mehreren Rechnern, aber auch über eine Weboberfläche, auf einen konsistenten Datenbestand von Dokumente von unserem Verein zugegriffen werden. Die Idee hinter dieser Software ist, dass eine Kindertagespflegeperson, wenn sie eine Information braucht oder eine Dokumentenvorlage benötigt, sie schnell findet.
Das Dashboard als Startpunkt des Tages mit Informationen zu Dateien, Status von Kontakten, Terminen, Talk-Erwähnungen, Ankündigungen, Benachrichtigungen.
Hier ein Überblick, was unsere digitale Plattform für die Kindertagespflege zur Verfügung stellt.
E-Mail-Postfach :
In der Cloud von Vkks haben wir einen E-Mail-Client aktiviert. Hier können unsere Mitglieder ihre persönlichen E-Mails vom Verein abrufen, schreiben und Archiven. Es ist auch möglich ein weiteres E-Mail-Postfach für seine eigene Kindertagespflege einzurichten. Und hier kann schon die Effektivität erkannt werden. Alle Informationen auf einen Blick.
Kurze Erläuterung für die E-Mail Sicherheit. Wir haben uns entschlossen, dass jedes Mitglied eine persönliche E-Mail-Adresse (Vor.Nachname@vkks.de) zur Verfügung gestellt bekommt. Es hat 2 Vorteile für den Verein. In der ersten Linie haben wir den Faktor beseitigt, dass Mitglieder durch fehlerhafte E-Mail-Adressen nicht erreichbar sind und der 2 Faktor das wir den Datenschutz einhalten. Viele E-Mail Provider lesen mit, schalten Werbung oder verkaufen die Personendaten. Kostenlose Dienste müssen irgendwie finanziert werden.
Dokumenten Verwaltung:
Die Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten ist jetzt ein Kinderspiel. Es ist eine einfache Ordnerstruktur, die jeder vom PC kennt. In jeden Ordner können beliebig Dokumente bearbeitet und gespeichert werden.
Die Ordnerstruktur ist gut zuerkennen, welche private Ordner sind oder Gruppenordner. Gruppenordner das sagt das Wort schon, können alle Mitglieder zugreifen, die in dieser Gruppe sind.
In den Ordner können alle bekannten Dokumente mit Endungen gespeichert werden (PDF, WORD,EXEL, TXT).
Jedes Mitglied kann seine eigene Ordnerstruktur anlegen, neu beschriften und bearbeiten. Die Gruppenordner sind festgelegt und können gelesen werden. Ist ein Gruppenorder zum Bearbeiten freigeben, dann können Dokumente in der Gruppe bearbeitet werden.
Das Video zeigt die Ordnerstruktur und die leichte Bereitstellung von Dokumenten.
Über diesen Link kann jetzt das Dokument heruntergeladen werden und zugleich über ein Webchat besprochen werden. Hier ist wieder die Effizienz und Effektivität zu erkennen. Tagesmütter und Tagesväter können Dokumente für Ihre Eltern hinterlegen und zugleich sensible Daten schützen. Die Dokumente müssen nicht mehr per E-Mail durch die ganze Welt reisen.
Zum Schluss ein Video von allen Funktion im schnellen Überblick
Integration
VKKS Digital Plattform ist so konzipiert, dass es sich tief in Ihre Infrastruktur integrieren lässt, indem es bestehende Benutzerverzeichnisse und Dateispeichersysteme nutzt.
Sicherheit
VKKS Digital Plattform (Nextcloud) wurde von Grund auf so entwickelt, dass sie mit den neuesten Web-Schutzmechanismen und sicheren Login-Technologien wie Brute Force Protection und 2-Faktor-Authentifizierung sicher ist.
Kontrolle
VKKS Digital Plattform ist dafür gedacht, mit vorhandenen SMTP- und IMAP-Servern zu arbeiten. Dies vereinfacht die Konformität, da Sie die Kontrolle haben. Nextcloud unterstützt Sie mit herausragenden Überwachungs- und revisionssicheren Protokollierungsfunktionen.
Datenschutz
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) macht uns als Organisation haftbar für Verstöße gegen den Datenschutz und für Abweichungen von einem hohen Datenschutzstandard.
Sicherheit und Verschlüsselung
Die DSGVO verlangt von Organisationen einen angemessenen Schutz für private Daten, von der Verschlüsselung bis hin zu klaren und gut implementierten Sicherheitspraktiken.
Verfügbarkeit und Zugang
Privatpersonen haben das Recht, einen vollständigen Überblick darüber zu verlangen, welche Daten gesammelt werden, einschließlich eines Exports dessen, welche Daten eine Organisation über sie hat.
Transparenz und Überprüfbarkeit
Auf Wunsch muss eine Organisation nachweisen können, was sie mit den Benutzerdaten macht, wer Zugriff hat (hatte) und sie muss in der Lage sein, die Daten von Privatpersonen zu ändern oder zu löschen.
Die Vkks digitale Plattform kann auf Sicherheit geprüft werden
Sicherheits-Scanner
